Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Esta política informa a los titulares sobre los datos personales tratados por la Fundación Sonrisas de Plástico, sus finalidades, los derechos que les asisten y los canales para ejercerlos. El uso de fotografías, videos o testimonios con fines de difusión requiere la autorización específica correspondiente y es independiente de la solicitud de ayuda.
La Fundación Sonrisas de Plástico reconoce la privacidad, la dignidad y el derecho a la protección de los datos personales de beneficiarios, pacientes, familiares, voluntarios, donantes, aliados, profesionales y visitantes de su sitio web. Esta política explica cómo se recopila, utiliza, almacena y protege la información, así como la forma de ejercer los derechos de sus titulares.
1. Identificación del responsable del tratamiento
- Responsable: Fundación Sonrisas de Plástico.
- NIT: 830.107.620-9.
- Domicilio: Bogotá, D. C., Colombia.
- Dirección física para notificaciones: Cra. 22 #45B-38, consultorio 410, Centro Médico Palermo II, Bogotá, D. C., Colombia.
- Correo electrónico: sonrisasdp@gmail.com.
- Teléfono / WhatsApp: +57 302 578 3023.
- Sitio web: https://sonrisasdp.org.
2. Marco normativo y ámbito de aplicación
Esta política se formula conforme al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015, así como las demás normas de protección de datos aplicables. Comprende la información personal cuyo tratamiento determine la Fundación, por medios físicos o digitales, con independencia de que proceda del sitio web, formularios, actividades comunitarias o comunicaciones directas.
3. Información personal que podemos tratar
- Contacto: nombre, correo electrónico, número telefónico, asunto y contenido de los mensajes enviados mediante el formulario de contacto, correo, teléfono o canales digitales.
- Programas y apoyos: datos de identificación y contacto, edad cuando corresponda, información social o socioeconómica pertinente, solicitudes de apoyo, remisiones y seguimiento de actividades.
- Salud oral: información relacionada con necesidades odontológicas o condiciones de salud cuando sea necesaria para evaluar o canalizar un apoyo, con garantías reforzadas por tratarse de datos sensibles.
- Donaciones, voluntariado y alianzas: información de identificación y contacto, aportes, comprobantes, documentos administrativos y comunicaciones necesarias para gestionar cada relación.
- Imágenes y testimonios: fotografías, videos, voz, historias y testimonios cuando exista una autorización válida para la finalidad específica correspondiente.
- Navegación y seguridad: información técnica que pueda generarse mediante cookies, registros del servidor y herramientas de prevención de envíos automatizados o medición del sitio, según estén efectivamente habilitadas.
La Fundación debe aplicar criterios de necesidad y minimización: solicitar únicamente los datos pertinentes para cada propósito y explicar si una respuesta es opcional u obligatoria.
4. Finalidades del tratamiento
- Responder consultas y solicitudes de contacto enviadas a la Fundación.
- Evaluar, coordinar, documentar y dar seguimiento a solicitudes de apoyo social u odontológico y a actividades de prevención, remisión o acompañamiento.
- Coordinar con profesionales y prestadores autorizados la atención que corresponda, compartiendo únicamente la información necesaria y con la autorización o habilitación legal aplicable.
- Gestionar donaciones económicas o en especie, actividades de reciclaje solidario, voluntariado, convenios y comunicaciones con aliados.
- Cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales, administrativas y legales, cuando apliquen.
- Proteger el sitio frente a usos abusivos, spam y accesos no autorizados, y mejorar su funcionamiento.
- Divulgar resultados, testimonios, historias, imágenes o videos de programas únicamente cuando exista una autorización válida, específica y comprobable, y respetando los derechos de las personas involucradas.
El envío de publicidad, campañas no solicitadas o comunicaciones de difusión requerirá, cuando corresponda, una finalidad informada y autorización apropiada; facilitar datos para pedir ayuda no implica consentir su publicación en redes o medios.
5. Autorización y datos sensibles
Cuando la ley exija autorización, la Fundación deberá obtenerla de forma previa, expresa e informada y conservar prueba verificable. La información relativa a la salud, los datos biométricos u otros datos sensibles reciben protección reforzada. El titular será informado de que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles salvo las excepciones legales, y de la finalidad específica de su uso.
La solicitud de atención odontológica no constituye una autorización para publicar historias clínicas, fotografías del tratamiento ni testimonios. La difusión de imágenes, videos y relatos identificables se manejará mediante una autorización separada cuando sea necesaria. La asistencia clínica y la custodia de historias clínicas que correspondan a profesionales o prestadores habilitados se rigen por sus propias obligaciones legales; la Fundación no presume ser custodio de toda historia clínica de sus beneficiarios.
6. Niñas, niños y adolescentes
La Fundación garantizará la prevalencia del interés superior y los derechos fundamentales de niñas, niños y adolescentes. El tratamiento de sus datos se limitará a los casos y requisitos permitidos por la ley, con autorización del representante legal cuando sea exigible y consideración de la opinión del menor según su madurez. Las fotografías, testimonios y demás datos que permitan identificar a menores no serán publicados sin la autorización específica que corresponda ni cuando ello pueda comprometer su dignidad, seguridad o derechos.
7. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea exigible.
- Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Acceder gratuitamente a la información personal que sea objeto de tratamiento, conforme a la ley.
- Presentar consultas y reclamos para solicitar correcciones, supresión de datos o revocación de la autorización cuando proceda.
- Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, conforme a la normativa aplicable.
La supresión de información y la revocación de autorizaciones podrán estar limitadas cuando exista un deber legal o contractual de conservación o una excepción prevista en la ley.
8. Canales y procedimiento para ejercer derechos
El área responsable de recibir y tramitar las peticiones de protección de datos es la Dirección de la Fundación Sonrisas de Plástico, por medio del correo institucional sonrisasdp@gmail.com, que canalizará las solicitudes al personal autorizado que corresponda. El titular, su representante o causahabiente podrá escribir indicando su nombre, un medio de respuesta, el derecho que desea ejercer, una descripción de los hechos y, cuando resulte pertinente, la documentación que sustente la solicitud. Se solicitarán únicamente los elementos necesarios para verificar la legitimación e identidad del solicitante.
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, prorrogables por hasta cinco (5) días hábiles adicionales cuando la ley lo permita y se informe oportunamente. Los reclamos se tramitarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recibo completo, prorrogables por hasta ocho (8) días hábiles adicionales en los supuestos previstos legalmente, previa comunicación de los motivos de la demora. Si el reclamo está incompleto, se solicitará su subsanación conforme a la Ley 1581 de 2012.
9. Terceros, encargados y transferencias
Para el funcionamiento de sus programas y del sitio, la Fundación podrá necesitar la intervención de proveedores de alojamiento, correo electrónico, soporte tecnológico, plataformas de contacto, prestadores odontológicos, gestores de donaciones u otros aliados pertinentes. La Fundación deberá limitar los datos compartidos a lo necesario, definir responsabilidades de confidencialidad y seguridad, y aplicar las condiciones legales para la transmisión o transferencia nacional o internacional de datos, según corresponda. La inclusión de enlaces a plataformas externas no convierte a la Fundación en responsable de sus políticas independientes.
10. Cookies, analítica y servicios externos
El sitio sonrisasdp.org puede utilizar cookies o tecnologías equivalentes necesarias para su funcionamiento y seguridad, así como integraciones de terceros cuando estén activadas. El formulario de contacto utiliza herramientas de prevención de spam, entre ellas reCAPTCHA de Google; también pueden presentarse contenidos o enlaces relacionados con Instagram y otras redes. La utilización específica de herramientas de medición y de cookies no esenciales debe verificarse y comunicarse al visitante, habilitando los mecanismos de elección exigibles según su finalidad.
El uso de reCAPTCHA está sujeto también a la Política de Privacidad de Google y sus Términos del Servicio. El usuario puede administrar ciertas cookies desde su navegador, teniendo presente que desactivar algunas tecnologías puede afectar funciones del sitio.
11. Seguridad y confidencialidad
La Fundación deberá aplicar medidas administrativas, humanas y técnicas proporcionales a la naturaleza y sensibilidad de los datos para prevenir pérdida, acceso, modificación, divulgación o uso no autorizado. El acceso debe limitarse a personas que lo necesiten para cumplir sus funciones, con deberes de confidencialidad. Ninguna transmisión por internet puede garantizarse como absolutamente libre de riesgos; ante incidentes se aplicarán las obligaciones legales pertinentes.
12. Conservación y vigencia de las bases de datos
Las bases de datos serán tratadas durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y las relaciones con los titulares, así como por los plazos adicionales exigidos por obligaciones legales, administrativas, probatorias, contables o contractuales. Una vez finalizada la finalidad y vencidos los plazos exigibles, los datos deberán eliminarse, anonimizarse o conservarse de forma restringida cuando exista base legal. Los registros clínicos, cuando correspondan a prestadores habilitados, estarán sujetos a su régimen especial.
13. Actualización de esta política
La Fundación comunicará oportunamente los cambios sustanciales en las finalidades o condiciones de tratamiento cuando lo exija la normativa, y solicitará nuevas autorizaciones cuando resulte necesario. La versión vigente deberá permanecer accesible en el sitio web.
Fecha de publicación y entrada en vigencia de esta versión web: 8 de octubre de 2026.
Última actualización: 8 de octubre de 2026.
14. Normas y orientación de referencia
Para conocer las reglas aplicables, pueden consultarse la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y la Superintendencia de Industria y Comercio.